Auch für Anfänger – effektiv arbeiten mit Fakturierungs- und Buchhaltungsprogrammen

in Wirtschaft

Viele Unternehmer schreiben ihre Rechnungen in Word und machen ihre Buchhaltung in Excel. Dabei geht es viel einfacher mit einer eigenen Fakturierungs- und/oder Buchhaltungssoftware. Von einigen gibt es Gratis-Versionen. 

Das Verfassen von Angeboten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen gehört zum Pflichtprogramm eines Unternehmers, ebenso wie das Verbuchen der Ein- und Ausgänge. Viele greifen dabei am Anfang ihrer Karriere auf Mustervorlagen von Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen wie Word und Excel zurück. Mit wachsendem Kundenstock und vermehrten Aufträgen geht jedoch mit dieser Variante viel wertvolle Arbeitszeit verloren. Zusätzlich birgt sie ein hohes Fehlerrisiko.

Fakturierungsprogramme

Mit einem Fakturierungsprogramm kann man Angebote erstellen, daraus Rechnungen generieren, automatisiert den Zahlungseingang auf dem Konto, kann abgleichen und  gegebenenfalls eine Mahnung schicken. Kundenadressen werden als Kontakte gepeichert, wodurch sie auf einen Klick eingesetzt und wiederkehrende Rechnungen einfach abgerufen werden können. Im Dashboard hat man eine Übersicht über bereits bezahlte oder noch offene Rechnungen und damit sofort einen Überblick über die Liquidität. Das lästige Zusammensuchen von losen Quittungen und Belegen entfällt, weil diese digital abgelegt werden. Wer einen Steuerberater engagiert hat, stellt diesem die Daten über eine Schnittstelle zur Verfügung. Das beschleunigt den Bearbeitungsprozess und reduziert die Kosten.

Viele Rechnungsprogramme bieten auch eine Upgrade-Möglichkeit für Buchhaltung und Warenwirtschaft an. 

Buchhaltungsprogramme

Belege und Unterlagen können mit einer Buchhaltungssoftware schnell und zuverlässig digital abgelegt werden. Ausgangsrechnungen werden automatisch vom Fakturierungsprogramm übernommen. Eingangsrechnungen fotografiert man mit dem Handy und legt sie im Programm ab. Digitale Eingangsrechnungen zieht man mit Drag-and-drop einfach auf die Maske. Der Betrag wird erkannt, Änderungen kann man manuell durchführen, den vorgeschlagenen Konten zubuchen oder eigene Konten erstellen und über einen Bezahlbutton direkt von der gespeicherten Bank überweisen – praktisch.

Buchhaltungskenntnisse braucht man keine, da man die Belege vorgeschlagenen Kategorien zuweisen kann. Selbstverständlich kann man aber auch Konten selbst anlegen und auf diese buchen. 

Je nach Paket erhält man Buchführungsfunktionen wie Einnahmenüberschussrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung, eine Schnittstelle für Steuerberater und die Möglichkeit, die gesammelten Daten an das Finanzamt zu senden. Sogar die zu erwartenden Zahlungen für Sozialversicherungsbeiträge und Einkommensteuer können errechnet werden.

Onlinebanking

Eine moderne Rechnungssoftware enthält auch eine Online-banking-Funktion. Mit ihr lassen sich SEPA-Dateien einfach erstellen und ohne weitere Software an die zuständige Bank übermitteln. Neben Onlinebanking sollte das Rechnungsprogramm auch E-Billing (elektronische Rechnungen) unterstützen. Einige Programme implementieren darüber hinaus das Online-Banking der Hausbank. So werden Zahlungseingänge automatisch im Buchhaltungsprogramm verbucht.

Rechnungsversand

Rechnungen und Angebote kann der User ganz einfach online versenden. Einige Anbieter ermöglichen gegen Gebühr einen postalischen Versand. 

Barbelege erstellen und sofort drucken

Mit einigen Fakturierungsprogrammen hat man die Möglichkeit, rechtskonforme Bons zu erstellen und zu drucken. Oder man verzichtet aufs Papier und sendet den Beleg gleich per E-Mail an den Kunden.

Zahlungsvorgang in der Kassa erfassen

Auch das ist mit einigen Programmen möglich. Ein Knopfdruck und die Tageslosung ist in der Buchhaltung gebucht und  der Tages- und Monatsabschluss erstellt.

Die Finanzamts-Aktivierung der Registrierkassa und Erstellung des Startbelegs erfolgen über eine Direktschnittstelle und sorgen dafür, dass alle vom Finanzamt geforderten Berichte zu Belegen, Warengruppen oder Datenerfassungsprotokoll im richtigen Format vorliegen.

Kontoauszüge

Geldbewegungen auf dem Geschäftskonto können per CSV-Datei in die Buchhaltung eingebucht werden.

Extras

Einige Programm bieten Projektzeiterfassung, To-do-Listen, Fahrtenbuch oder Planrechnung an. Bei dem österreichischen Programm FreeFinance kann sogar die Sozialversicherung vorberechnet werden. Das ebenfalls österreichische Programm FoxyOffice bietet ein integriertes CRM-System an, um den Überblick über Anbahnungsprojekte zu behalten.

Aufzeichnungspflicht

Im digitalen Zeitalter gibt es besondere Anforderungen an die korrekte Buchführung und die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht in elektronischer Form. Durch die Verwendung zertifizierter Software wird sichergestellt, dass die Buchführung vollständig, fehlerfrei und lückenlos nachzuvollziehen bzw. nachzuprüfen ist.

Welche Software?

Geeignete Programme zu finden, ist jedoch nicht einfach und kostet Zeit. Jede Software hat ihre Vor- und Nachteile, die stark von den eigenen Anforderungen abhängen. Hat man sich jedoch einmal entschieden und eingearbeitet, spart man sehr viel Zeit, weil viele Schritte automatisiert werden können. Einige Programme haben eigene Module, die auf die speziellen Bedürfnisse diverser Branchen kalibriert sind. Auch für Kleinunternehmer und Freiberufler gibt es auf sie zugeschnittene Programme.

Cloud oder stationär? 

Rechnungssoftware zum Download wird, unter anderem, aus Sicherheitsgründen kaum noch verwendet. SaaS-Lösungen haben den Vorteil, dass die Aktualisierung der Programme einfacher ist und dass der User stationär ungebunden auf die Rechnungssoftware zugreifen kann.

Fast alle Programme kann man über einen bestimmten Zeitraum gratis testen und für viele gibt es Youtube-Videos, in denen die Abläufe einfach erklärt werden.

Kann ich mir das leisten?

Einige Anbieter bieten Gratis-Versionen an, mit Features, die für viele Unternehmer ausreichen. Sind die Anforderungen höher, kann man sich für die Pro-Version entscheiden. Die Preise starten bei cirka vier Euro pro Monat für cloudbasierte Systeme. 

Wofür soll ich mich entscheiden?

Für die Recherche nach der richtigen Software ist es hilfreich, im Internet nach Bewertungen zu suchen. Es gibt einige Portale, die Programme gegenüberstellen und deren Vor- und Nachteile auflisten. Geben Sie einfach „bestes Fakturierungsprogramm 2020“ in die Suchmaske ein; mit der Jahresangabe gehen Sie sicher, dass Sie die aktuellsten Tests erhalten.

Kriterien für die Auswahl

Legen Sie im Vorfeld einen Kriterienkatalog fest, der folgende Punkte beinhalten sollte: nur Fakturierung oder auch Buchhaltung, einfache oder doppelte Buchführung, Nutzerfreundlichkeit, Abdeckung aller Rechnungsfunktionen für eine effizientere Büroarbeit, Schnittstellen zur Buchhaltung und anderen betrieblichen Funktionsbereichen sowie Preis und Konditionen. Ein wichtiger Punkt ist, dass die Funktionen wie z. B. die Umsatzsteuervoranmeldung für Österreich geeignet sind, wenn Sie diese aus dem Programm erstellen wollen.  Fragen Sie auch Ihren Steuerberater.

Sind meine Daten sicher?

Viele Nutzer sind um die Sicherheit ihrer Daten besorgt, wenn sie diese in einer Cloud ablegen. Die Befürchtung, dass die extern gespeicherten Informationen weniger geschützt sind, ist allerdings in den meisten Fällen unbegründet. Seriöse Clouddienste bieten sicheren Schutz. Zudem gilt es zu bedenken, dass die eigene Festplatte keinesfalls einen virtuellen Tresor darstellt, der einbruchssicher ist. Durch Viren und Trojaner verschaffen sich Cyberkriminelle jedes Jahr Zugang zu tausenden Privat- und Büro-PCs. Die extern abgelegten Informationen sind sicherer als diejenigen auf dem eigenen Computer, solange man auf Folgendes achtet:

• Die Server des Anbieters befinden sich im Idealfall in Österreich oder Deutschland oder in einem anderen „sicheren“ Staat (zum Beispiel in Norwegen, Belgien, den Niederlanden etc.)

• Der Dienstleister bietet eine sichere Verschlüsselung

• Sicheres Passwort wählen

• Nach jeder Sitzung ausloggen, vor allem bei mobilen Geräten

• Passwort nicht im Browser abspeichern

• Betriebssystem auf dem neuesten Stand halten

• Programm-Updates und Datensicherung werden vom Programmanbieter erledigt

Der Testsieger

Auf den meisten Vergleichsportalen hat sevDesk am besten abgeschnitten. Ich habe die Programme selbst alle getestet und kann das Ergebnis nur bestätigen. Leider kann die Umsatzsteuervoranmeldung derzeit nur in Deutschland direkt ans Finanzamt gesendet werden, aber bezüglich Bedienerfreundlichkeit, Features, Service und Preis-Leistungs-Verhältnis ist es auch mein absoluter Favorit. ❏ 

Bettina Schopfhauser 

Einige Softwarevergleichsportale

www.foerderportal.at/buchhaltungssoftware

www.netzsieger.de/k/rechnungssoftware

www.rechnungsprogramme-test.de/10-kostenlose-rechnungsprogramme-im-vergleich

www.ionos.at/startupguide/unternehmensfuehrung/buchhaltungssoftware

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