Elektronische Rechnungen

in Wirtschaft

Die E-Rechnung ist nicht nur für Großunternehmen interessant. Auch kleineren Betrieben eröffnet sich damit eine Reihe von Vorteilen.

Maschinenlesbare 

Rechnungen

Seit 2013 sind Papier- und E-Rechnung rechtlich gleichgestellt. Dadurch entfallen beispielsweise die zwingende digitale Signatur und Aufbewahrung, was einen Umstieg auf die E-Rechnung auch für Klein- und Mittelbetriebe im B2B-Bereich interessant macht. 

Bei den E-Rechnungen handelt es sich nicht um PDF-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, sondern um standardisierte, maschinenlesbare Rechnungen in Formaten wie EDI/EDIFACT oder XML/ebInterface zur automatisierten Weiterverarbeitung. Ab wann ein Umstieg auf die E-Rechnung sinnvoll ist, hängt stark von den individuellen Bedürfnissen ab. Laut einer Studie der WKÖ aus dem Jahre 2011 sollte ab 50 bis 100 Ein- und Ausgangsrechnungen pro Monat an einen Umstieg gedacht werden.

Durch E-Rechnungen entfallen Porto- und Papierkosten, die Rechnung ist sofort beim Kunden und der Rechnungssteller profitiert von einer früheren oder zumindest fristgerechten Bezahlung. Die E-Rechnung wird automatisch in die Buchhaltung beziehungsweise in ein ERP-System übernommen. Am Monatsende müssen die Rechnungen nicht zum Steuerberater gebracht werden. Außerdem können automatisierte Auswertungen betriebswirtschaftlich sinnvolle Kennzahlen liefern.

Elektronische Abwicklung

In Österreich ist vor allem der XML-Rechnungsstandard ebInterface weit verbreitet. Unter anderem wird er für die E-Rechnungen an den Bund eingesetzt. Auch die meisten Fakturierungs- und Buchhaltungsprogramme können ebInterface-Rechnungen bereits lesen oder erzeugen.

Vor Einführung der E-Rechnung gibt es einiges zu bedenken: Sie sollten sich überlegen, ob Sie künftig nur Rechnungen oder gleich das komplette Auftragswesen elektronisch abwickeln möchten. So würde jeder Auftrag elektronisch erfasst, eine Auftragsnummer vergeben und an den Auftragnehmer übermittelt werden, die auf dem Lieferschein etc. und der Rechnung anzugeben ist. Die erbrachte Lieferung/Leistung wird von den Mitarbeitern elektronisch dokumentiert. 

Eingehende Papierrechnungen sollten sofort gescannt werden, damit keine doppelten Systeme beziehungsweise Fehler entstehen können. Auch sollte man einen dokumentierten Freigabeprozess für Zahlungen einführen.

Auf der Wirtschaftskammer-Website erhalten Sie zusätzliche Informationen über die rechtlichen Grundlagen einer E-Rechnung und über die richtige elektronische Archivierung. Auch erfahren Sie, welche Programme ebInterface unterstützen. ❏  

Stefanie Schadler
Foto ©Freepik


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