Virtuell zusammenarbeiten spart Zeit und Kosten

in Wirtschaft

Der Siegeszug der Videokonferenz wurde durch die Lockdowns beschleunigt. Viele Unternehmer und auch Privatpersonen haben Treffen in den virtuellen Raum verlegt. Auch die Wirtschaftsplattform Wechselland hat den schon lange geplanten Workshop in ein Webinar (Web-Seminar) umgewandelt – siehe Bericht auf Seite 3. Videokonferenzen verkürzen Kommunikations- und Entscheidungswege. 

Telefonkonferenz

Mit Smartphones ist es ganz einfach, Telefonkonferenzen zu führen. Eine Anleitung dafür sehen Sie auf Seite 7. Die meisten Festnetztelefone haben auch die Möglichkeit, auf Knopfdruck mehrere Personen zu einer Telefonkonferenz zusammenzuführen. Diese Methode der Zeitersparnis wird erst durch Corona vermehrt genützt.

Videokonferenz 

Ein persönliches Treffen kann durch eine Videokonferenz zwar nicht immer ersetzt werden, aber während der Lockdowns war sie oft die einzige Möglichkeit einer „von Angesicht zu Angesicht“-Kommunikation. 

Für viele Unternehmen ist diese in Echtzeit stattfindende Kommunikationsform ein wichtiges Werkzeug geworden. Zusätzlich sorgt sie für sinkende Reisekosten, ist weniger strapaziös und steigert die Produktivität und Effizienz. So können sich einzelne Personen oder große Gruppen virtuell treffen, ihre Bildschirme teilen und ihre Besprechungen oder Ereignisse auch aufzeichnen. Eine weitere nützliche Möglichkeit ist es, Personen per Videokonferenz in ein physisches Meeting zuzuschalten. 

Einsatzbereiche

Nicht nur für große Unternehmen oder Institutionen ist diese Kommunikationsform geeignet, auch für kleine Teams oder sogar Privatpersonen ist sie zeitsparend.

• Virtuelle Geschäftstreffen

• Online-Schulungen

• Homeoffice

• Präsentationen

• Bewerbungsgespräche

• Privatgespräche über weite
   Entfernungen

u. v. m.

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Als Videokonferenz bezeichnet man Meetings, bei denen Bild und Ton synchron übertragen werden. Der Videokonferenz-Server sammelt zunächst Bilder und Ton der Teilnehmer und mischt diese zu einem Gesamt-Video mit Fenstern der einzelnen Teilnehmer, wodurch ein virtueller Raum entsteht. 

Was braucht man für eine Videokonferenz?

Erforderlich sind eine geeignete Software oder Web-App sowie folgende Grundvoraussetzungen:

• Internetzugang

• Smartphone oder Desktop-Computer, optional mit Kamera

• Möglichkeit, Ton abzuspielen 

  (Lautsprecher oder Kopfhörer)

Bei der Auswahl der Softwaresollten Sie überlegen, welche Anforderungen Sie haben, wie z. B.: Anzahl der Teilnehmer, Sicherheitsstandards, kostenlos oder monatliche Gebühr …

Die derzeit bekannteste und am meisten verwendete Software ist Zoom. Einige weitere sind: Skype, Cisco Webex, GoToMeeting, Mikogo, Microsoft Teams, Goo-
gle Hangouts, Blizz Collaboration Companion, FastViewer, Adobe Connect Meetings u. a. oder direkt im Browser ohne Software mit Jitsi Meet oder JumpChat.

Mit welchen Kosten ist eine Videokonferenz verbunden?

Die meisten Programme haben eine Gratisversion mit eingeschränkten Nutzungsmöglichkeiten wie Anzahl der Teilnehmer und Dauer des Meetings.

Wie ist der Ablauf?

Die meisten Programme sind sehr einfach und bieten eine detaillierte Anleitung. 

Der Initiator des virtuellen Treffens loggt sich ein und lädt weitere Personen ein, indem er ihnen einen Link schickt. Üblicherweise übermittelt man einen Tag oder ein paar Stunden davor eine Erinnerung.

Die Videokonferenz-Funktionen sind programmabhängig. Der Ini-
tiator kann zu einem bestimmten Zeitpunkt den Meetingraum öffnen, sodass alle, die auf den Einladungs-Link klicken, ab diesem Zeitpunkt zugeschaltet werden. Die Teilnehmer können selbst auswählen, ob sie gesehen werden wollen, indem sie ihre Kamera ein- oder ausschalten.

Der Initiator, der meist auch als Moderator fungiert, kann abwechselnd alle Teilnehmer als kleine Einzelbilder anzeigen lassen oder sich selbst als Vollbild. Weiters kann er zusätzlich Präsentationsfolien hinterlegen und optional die Mikrofone der Teilnehmer auf stumm schalten. Je nach Teilnehmeranzahl kann der Moderator Zwischenfragen oder, bei einer großen Teilnehmerzahl, schriftliche Chats ermöglichen, um auf Fragen einzugehen.

Auch zwischen zwei Personen ist eine Videokonferenz sehr praktisch. Man kann während des Gesprächs eine Präsentation oder sogar alle Aktivitäten am Computer zeigen.

Ganz einfach – So startet man eine Telefonkonferenz:

Android: 

1) Rufen Sie die erste Person an und warten Sie, bis diese den Anruf angenommen hat.

2) Tippen Sie auf das Symbol mit dem + Zeichen, um eine weitere Person anzurufen. Der erste Anruf wird gehalten und Sie können weitere Personen anrufen.

3) Sobald die zweite Person den Anruf angenommen hat, tippen Sie auf das Symbol mit dem Pfeil nach oben. Damit führen Sie die Anrufe zusammen.

Mit diesem Vorgehen können Sie noch weitere Teilnehmer hinzufügen.

iPhone:

1) Rufen Sie die erste Person an und warten Sie, bis diese den Anruf angenommen hat.

2) Auf dem iPhone ist bei bestehender Verbindung ein Menü zu sehen. Wählen Sie hier „Anruf hinzufügen“ aus. Wählen sie direkt oder aus Ihrer Kontaktliste einen weiteren Teilnehmer aus, der daraufhin angerufen wird.

3) Jetzt telefonieren Sie nur mit der hinzugefügten Person. 

4) Der „+Button“ wird zu „Konferenz“; klicken Sie auf diesen um alle vorherigen Teilnehmer in das Gruppen-Telefonat aufzunehmen.

Tipps für Videokonferenzen:

Wenn Sie teilnehmen:

• Positionieren Sie Ihr Gerät so, dass die Kamera in Augenhöhe ist und testen Sie die Einstellung und Entfernung.

• Achten Sie auf Ihr für andere sichtbare Umfeld.

• Sorgen Sie für ein optimales indirektes Licht auf Iihr Gesicht. Verdunkeln Sie seitliche Fenster. Ein Fenster im Hintergrund wirkt sich besonders ungünstig aus.

• Achten Sie auf Ihre Kleidung, kleine Muster können einen Moiré-Effekt hervorrufen.

Zusätzlich, wenn Sie Veranstalter sind:

• Öffnen sie kurz vor dem Termin den Meetingraum.

• Machen Sie eine Vorstellrunde

• Bleiben Sie natürlich und authentisch.

• Senden Sie die Präsentation und/oder ein Protokoll an die Teilnehmer um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

❏ Bettina Schopfhauser

Zum Bild: Einzelne Personen oder ganze Teams zu einer Besprechung virtuell zuzuschalten, ist eine effiziente Möglichkeit, auch kurzfristig sehr produktiv zusammenarbeiten zu können.
Foto ©Rawpixel Ltd.




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