Weniger Stress durch mehr Zeit

in Aktuell

Es gibt immer Möglichkeiten, um in seiner Arbeits-
weise effizienter zu werden und dadurch mehr Zeit zu gewinnen. Wir stellen Ihnen einige Zeitmanagement-Methoden vor.

Einfach, aber effektiv

Egal ob privat, im Berufsalltag oder Studium, manchmal hat es den Anschein, als würde man den ganzen Tag arbeiten, aber dennoch nicht wie gewünscht vorankommen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern erzeugt auch Stress. In vielen Bereichen können Tipps zum Zeitmanagement dafür sorgen, die zur Verfügung stehende Zeit produktiver zu nutzen. 

Um den Kopf zu entlasten, sollten Sie sich Notizen machen: Wenn unerledigte Aufgaben oder Ideen im Kopf herumschwirren, erzeugt das – auch unbewusst – Stress, denn man darf sie ja auf keinen Fall vergessen. 

Um zügig mit Ihrer Arbeit voranzukommen, sollten Sie so viele Zeitdiebe wie möglich entfernen. Das können Handy, das E-Mail-Programm, Papierkram oder Smalltalk mit Kollegen sein, aber auch ein langsamer Computer oder ein Drucker, der immer wieder Probleme macht. Am besten Sie beobachten sich eine Woche lang und dokumentieren Ihre Arbeitsweise, um die eigenen Zeitdiebe effektiv zu identifizieren und im nächsten Schritt zu eliminieren. So können Sie zeitliche Kapazitäten freischaufeln.

Oft sind es die unangenehmen Aufgaben, die man gerne vor sich herschiebt. Selbst Niki Lauda ist in seinem Buch „Reden wir über Geld“ der Ansicht, dass man weniger planen und mehr tun sollte: „Was man vor sich herschiebt, liegt einem im Magen. Was man sofort erledigt, macht den Kopf frei.“

Positives von erledigten Aufgaben mitnehmen

Eine Methode zum Zeitmanagement, die zu diesem Zitat passt, nennt sich „Küss den Frosch“ bzw. „Eat the Frog“. Dieses Zitat von Mark Twain besagt nichts anderes als: Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen. Schließlich hat auch die Wissenschaft belegt, dass diesem Sprichwort tatsächlich eine tiefe Wahrheit zugrunde liegt: Wer den Tag mit der schwierigsten Aufgabe – die aber zugleich den größten Mehrwert bzw. Fortschritt bringt – beginnt, holt sich positive Energie und ein Erfolgserlebnis, das den restlichen Tag anhält und motiviert. Außerdem ist man morgens konzentrierter, hat mehr Energie und ist willensstärker.

Auch Prioritäten helfen dabei, den Berg an Aufgaben in einem ersten Schritt zu strukturieren und Druck herauszunehmen. Simpel und sehr effektiv ist dabei die ABC-Methode: Sie hilft bei der Tagesplanung, weil sie die Aufgaben für den Tag grob strukturieren kann: Hier werden die zu erledigenden Aufgaben in Prioritäten eingeteilt, wobei unter (A) die sehr wichtigen und unter (C) die weniger wichtigen Aufgaben eingeordnet werden.

Unter (A) versteht man Aufgaben, die nicht delegierbar sind. Da sie einen hohen „Wert“ haben, sollte man dafür 60% der Arbeitszeit einplanen. Unter (B) befinden sich durchschnittlich wichtige Aufgaben, die manchmal auch gut delegierbar sind. Dafür sollten 25% der Arbeitszeit eingeplant werden. Schließlich finden sich unter (C) die Aufgaben mit dem geringsten Mehrwert, die aber meist viel Zeit verschlingen wie etwa Telefonate. Diesen Aufgaben sollte man ca. 15% der Arbeitszeit widmen.

Aufgaben richtig zuweisen

Mit dem Eisenhower-Prinzip lassen sich alle Aufgaben in vier Kategorien einteilen, indem man sich folgende Fragen stellt: Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig? Ist sie dringend oder nicht dringend? Diese Methode wird auch oft als Eisenhower-Quadrant bezeichnet, weil sich alles gut als Tabelle darstellen lässt – siehe Grafik. 

Ist eine Aufgabe dringend und wichtig, dann sollte sie möglichst bald erledigt werden. Darunter fallen z. B. Krisen, drängende Probleme, eine Deadline etc.

Fallen Aufgaben in die Kategorie wichtig, aber nicht dringend, dann haben sie meist eine Bedeutung für die eigene Persönlichkeitsentwicklung und müssen daher unbedingt beim Erstellen des Zeitplans berücksichtigt werden. Dazu zählen Weiterbildung, Gesundheit, Familie und Erholung.

Gerne werden jene Aufgaben der vorherigen Konstellation von jener der nicht wichtigen, aber dringenden Aufgaben verschluckt. Darunter fallen etwa das Verschicken von E-Mails, das Tätigen von Anrufen oder das Vereinbaren von Terminen.Obwohl auch diese Aufgaben natürlich in einem gewissen Maß wichtig sind, sind sie den zuvor genannten zu unterwerfen, da sie keinen größeren Wert für die eigene Persönlichkeit und die eigenen Lebensziele haben. Generell sind die Aufgaben aus dieser Kategorie zu reduzieren.

Schließlich gibt es die Kategorie mit den weder wichtigen noch dringenden Aufgaben. Diese Aufgaben haben keine Relevanz für das alltägliche Leben und sollten daher gemieden oder, wenn nötig, delegiert werden. Wenn solche Tätigkeiten allerdings der Entspannung dienen, wie etwa ein Buch zu lesen, dann kann es sinnvoll sein, diese Aufgaben auf der Agenda zu lassen. Doch generell sollten Aufgaben aus den vorherigen Konstellationen bevorzugt werden. ❏     Stefanie Schadler

Bild (c) Designed by Freepik

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